شهرداری الوند

مقدمه :

با پر رنگ تر شدن نقش منابع انساني در كاميابي سازمانها و لزوم مشاركت گسترده افراد در فرآيند انجام امور ، بحث مديريت مشاركتي وارد عرصه هاي كاربردي تري شده است كه نمونه هاي شناخته شده تر آن عبارتند از : مديريت بر مبناي هدف ، تيم هاي خودگردان ، مديريت كيفيت جامع و نظام پيشنهادات .
يكي از مطلوبترين رويكردهاي مديريت مشاركتي ، نظام پيشنهادات مي باشد كه بدليل قابليت كاربردي و پياده سازي در سازمانهاي مختلف توليدي و خدماتي با استقبال بهتري مواجه شده است . حتي برخي از صاحبنظران بر اين باورند كه اجراي ساير روشهاي مديريت مشاركتي فوق الذكر ، مستلزم نظام پيشنهادات مي باشد .
لزوم بالا بردن سطح مشاركت در نظام اداري ، شوراي عالي اداري كشور را بر آن داشت تا اجراي نظام پذيرش و بررسي پيشنهادات را در قالب مصوبه شماره ۸۷۸۴/۱۲/۱ مورخه ۷/۶/۱۳۷۷ تصويب كرده و سازمان مديريت و برنامه ريزي كشور را موظف نمايد تا پايان سال ۱۳۸۲ نسبت به استقرار تدريجي نظام مذكور اقدام كند . لذا نظام پذيرش و بررسي پيشنهادات در شهرداري الوند بر اساس مصوبه فوق به ترتيبي كه در ادامه خواهد آمد استقرار مي يابد :

۱– ضرورت و اهداف مشاركت :

در خصوص اهميت فرآيند مشاركت شايد ذكر همين نكته كفايت كند كه برخي از صاحبنظران عرصه مديريت ادعا كرده اند كه مشاركت يكي از سه انقلاب در تاريخ مديريت است و انقلاب اول در ارتباط با سلسله مراتب سازماني ( ساختار) ، انقلاب دوم در ارتباط با جدا شدن مالكيت از مديريت ( مديريت حرفه اي ) و انقلاب سوم نيز مشاركت مي باشد .
مشاركت موجب همسويي اهداف فردي با اهداف سازماني مي شود و زمينه لازم را جهت توليد و به كارگيري خلاقيتها و توانمنديهاي نهفته كاركنان و ايجاد انگيزه در آنان فراهم مي آورد . در سطح فردي ، مشاركت بطور مستقيم منجر به بالا رفتن ميزان تعهد افراد به سازمان و همراهي در اجراي برنامه ها و تصميمات مي شود .به لحاظ اقتصادي ، مشاركت تاكنون صرفه جوييهاي بسياري را براي سازمانها به ارمغان آورده است . مشاركت در سطح كلان سازمان ، به لحاظ خاصيت « هم افزايي » ، منجر به افزايش اثربخشي و ارتقاي توان سازمان در دستيابي به اهداف خود مي گردد.

۲- اركان نظام پيشنهادات :

۱-۲- كميته عالي ( شوراي ) نظام پيشنهادات :
اين كميته (شورا) با هدف راهبري استقرار نظام پيشنهادات در شهرداري الوند و تصميم گيري درباره سازوكار اجرايي آن و نيز تدوين آيين نامه نظام پيشنهادها با تركيب ذيل و با حكم شهردار محترم الوند تشكيل مي گردد .
– معاون شهردار الوند ( رييس كميته )
– مسئول امور مالي
– مسئول روابط عمومي
– مسئول امور اداري
– مسئول حراست
– مسئول يا مشاور حقوقي شهرداري

§ وظايف كميته (شورا) :
– تدوين دستورالعمل اجرايي نظام پيشنهادات در شهرداري الوند شامل تدوين فرآيند دريافت ، بررسي و اجراي پيشنهادات ، نحوه امتياز دهي ، ساز و كار تشويق و ارائه پاداش به پيشنهاد دهندگان و ….
– اطلاع رساني و ترويج نظام مديريت مشاركتي به منظور بهره مندي از تجارب موفق در زمينه اجراي نظام پيشنهادات و همچنين بهره گيري از دستاوردهاي بين المللي .
– تشكيل جلسات ماهانه به منظور بررسي و اعلام نظر در خصوص پيشنهاداتي كه توسط كميته هاي كارشناسي مورد بررسي كارشناسي قرار گرفته اند .
– گسترش فرهنگ مشاركت در سطح شهرداري و ارائه طريق به منظور استقرار نظام پيشنهادات .
نظارت بر نحوه اجراي پيشنهادهاي مصوب و ارزيابي عملكرد دبيرخانه و كميته هاي تخصصي و رفع موانع موجود .
پيشنهاد بودجه سالانه اجراي نظام پيشنهادات به كميته تحول اداري شهرداري.
– اتخاذ تصميم در خصوص مسائل فني و اجراي نظام پيشنهادات از جمله برگزاري همايش ، استفاده از نرم افزارهاي مربوط ، آموزش به اعضاي كميته ها ، استفاده از خدمات مشاوران برون سازماني و ساير موارد مشابه .

۲-۲-دبيرخانه نظام پيشنهادها:

دبيرخانه نظام پيشنهادات به منظور دريافت ، ثبت ، بررسي اوليه پيشنهادات و احاله آنها به مبادي ذيربط ( كميته هاي كارشناسي ) .
توزيع فرمهاي مخصوص ارائه پيشنهاد در سطح دستگاه ، ايجاد بايگاني و بانك اطلاعات پيشنهادات و ايجاد هماهنگيهاي لازم به منظورتشكيل جلسات ، در دفتر تشكيلات و بهبود روشها شهرداري استقرار مي يابد . دبير كميته (شورا ) با حكم رييس كميته ( شورا ) انتخاب خواهد شد .

۳-۲- كميته هاي كارشناسي نظام پيشنهادها :

كميته هاي كارشناسي نظام پيشنهادات به منظور تقسيم كار مناسب ، مشاركت كليه واحدها و بررسي كارشناسي پيشنهادها در قالب دو كميته تشكيل مي گردند . اين كميته ها مركب از كاركنان مجرب و توانمندي مي باشند كه جايگاه سازماني آنها ترجيحاً كارشناس خواهد بود . هر يك از اين كميته ها مركب از هفت عضو مي باشند كه شش نفر از اعضاي اصلي بر اساس انتخابات عمومي تعيين خواهد شد و يك نفر نيز حسب موضوع پيشنهاد شده از واحد ذيربط با حق رأي در جلسات كميته شركت خواهد كرد .

الف – كميته اول : (عمومي )
اين كميته به بررسي پيشنهادهايي مي پردازد كه در زمينه مسائل عام شهرداري مطرح شده اند از جمله مسائل رفاهي ، آموزشي ، اداري ، نيروي انساني ، ساختاري ، انگيزشي و ….. در رأس اين كميته يكي از اعضاي كميته عالي به انتخاب رييس كميته عالي (شوراي ) نظام پيشنهادات قرار مي گيرد .

ب – كميته دوم : (تخصصي )
اين كميته به بررسي پيشنهادهايي مي پردازد كه در خصوص مأموريت هاي اصلي شهرداري الوند ارائه مي شوند . از جمله مسائل عمراني ، فني و شهرسازي ، فضاي سبز و … در رأس اين كميته يكي از اعضاي كميته عالي به انتخاب رييس كميته عالي ( شوراي ) نظام پيشنهادات قرار مي گيرد .
كميته هاي تخصصي حداقل دو بار در ماه تشكيل جلسه داده و به بررسي پيشنهادهاي ارجاع شده از سوي دبيرخانه نظام مي پردازند . اين كميته ها موظفند نظر يه كارشناسي خود را در مورد كليه پيشنهادهاي ارجاعي بطور مكتوب و مستدل به دبيرخانه ارسال نمايند .

۳- فرآيند اجرايي نظام پيشنهادها :

۱- پيشنهاد دهنده ، پيشنهاد خود را با ذكر نام و تاريخ به دبيرخانه نظام ارائه مي دهد .
۲- دبيرخانه پس از ثبت پيشنهاد به بررسي اوليه آن مي پردازد و در صورت واجد شرايط بودن ظرف مدت ۴۸ ساعت به كميته كارشناسي ذيربط ارجاع مي نمايد .
۳- كميته مربوطه ظرف ۲ هفته نظريه كارشناسي خود را به همراه برآورد هزينه و چگونگي اجراي پيشنهاد به دبيرخانه ارسال مي نمايد .
تبصره : در صورت نياز به توضيحات بيشتر ، از پيشنهاد دهنده در جلسه كميته دعوت به عمل مي آيد .
۴- در صورت عدم تأييد پيشنهاد ، پاسخ مكتوب به همراه دلايل عدم پذيرش توسط دبيرخانه به پيشنهاد دهنده ارسال مي شود و در صورت تأييد پيشنهاد مربوط به انضمام نظريه كارشناسي توسط دبيرخانه به كميته عالي ( شورا ) احاله مي شود .
۵- كميته عالي ( شورا ) در جلسه ماهانه خود در مورد پيشنهاد اعلام نظر خواهد كرد . اگر پيشنهاد قابل اجرا باشد به منظور تأييد نهايي به كميته تحول اداري ارسال مي شود و چنانچه پيشنهاد ، پذيرفته شده ولي در حال حاضر امكان اجراي آن وجود نداشته باشد ضمن تشكر از پيشنهاد دهنده بخشي از پاداش به وي پرداخت خواهد شد.
۶- كميته تحول اداري ، پيشنهاد تأييد شده را تصويب كرده و پيشنهاد پرداخت پاداش پيشنهاد دهنده به كميته ارائه و همزمان با دستور اجراي پيشنهاد در واحدهاي ذيربط به شهردار بجاي صدور دستور اقدام پيشنهاد مي گردد .
يادآوري : كميته تحول اداري مي تواند كليه اختيارات خود را در زمينه اجراي نظام پذيرش و بررسي پيشنهادها به كميته عالي نظام مزبور تفويض نمايد .

۴- زمينه هاي ارائه پيشنهاد :

كاركنان مي توانند پيشنهادهاي خود را در چارچوب يكي از محورهاي ذيل يا ساير موضوعات مرتبط با اهداف ، وظايف و مأموريت هاي شهرداري ارائه نمايند :
-بهبود روشهاي انجام كار
-ارتقاي سطح كارآيي و اثربخشي
-صرفه جويي در مواد ، وقت ، انرژي ، هزينه و ساير منابع
-بهبود شرايط محيطي كار و افزايش ايمني
-بهبود كار فردي و گروهي
-افزايش رضايت ارباب رجوع از طريق تسريع و بهبود كيفيت خدمات قابل ارائه به ارباب رجوع
-بهبود كيفيت زندگي كاري
-افزايش رضايت شغلي كاركنان
-ارتقاي سطح انگيزش كاركنان
-ارتقاي شان و جايگاه شهرداري در نزد افكار عمومي
-بهبود ارتباطات با ساير دستگاهها
-استفاده بهينه از منابع موجود
-افزايش سطح مهارت ها و دانش كاركنان
-ارتقاي نظم و انضباط كاري
-بهسازي نظام هاي مديريتي

۵- شرايط بررسي پيشنهادها :

كليه پيشنهادهايي كه درچارچوب بند چهارم دستورالعمل ارائه شود ، به جزموارد ذيل بررسي خواهند شد :
۱- پيشنهادهاي تكراري
۲- پيشنهادهايي كه صرفاً طرح مساله بوده و راه حلي ارائه نشده باشد .
۳- پيشنهادهايي كه قبلاً در دستور كار كميته يا يكي از واحدها قرار داشته است .
۴- پيشنهادهايي كه صرفاً بيان مشكل شخصي و يا در حد درخواست انجام كار باشد .
۵- موارديكه موضوع اختلاف يا گله و شكايت از قسمت يا فرد خاصي باشد .
۶- پيشنهادهاي مبهم .
تبصره : علاوه بر كاركنان شهرداري ساير شهروندان نيز با رعايت شرايط نظام پيشنهادات مي توانند پيشنهادهاي خود را به شهرداري اعلام نمايند .

۶- معيارهاي ارزيابي پيشنهادات :

به منظور ارزيابي هر يك از پيشنهادات ، عوامل ذيل با ضريب تعيين شده در نظر گرفته مي شوند :
۱- انجام مطلوبتر مأموريتهاي اصلي شهرداري ( ۵ تا ۱۰ امتياز )
۲- ارتقاي شان و جايگاه شهرداري در نزد افكار عمومي ( ۴ تا ۱۰ امتياز )
۳- ارتقاي سطح انگيزش و رضايت شغلي كاركنان بدون صرف هزينه ( ۳ تا ۱۰ امتياز )
۴- صرفه جويي يا كاهش هزينه ها ( ۳ تا ۱۰ امتياز)
۵- بهبود كيفيت خدمات قابل ارائه به ارباب رجوع ( ۳ تا ۱۰ امتياز )
۶- بهسازي نظام مديريتي ( ۲ تا ۵ امتياز )
۷- ارتقاي سطح انگيزش و رضايت شغلي كاركنان با صرف هزينه ( ۲ تا ۵ امتياز )
۸- استفاده بهينه از منابع موجود ( ۲ تا ۱۰ امتياز )
۹- ميزان كار كارشناسي بر روي پيشنهاد ( ۲ تا ۱۰ امتياز )
۱۰- كاهش زمان انجام امور ( ۲ تا ۱۰ امتياز )
۱۱- افزايش سطح مهارت و دانش كاركنان ( ۲ تا ۵ امتياز )
۱۲- ارتقاي نظم و انضباط كاري ( ۲ تا ۵ امتياز )
۱۳- ارائه طرحهاي ابتكاري در زمينه انجام امور ( ۲ تا ۱۰ امتياز )
۱۴- بهبود ارتباطات با ساير دستگاهها ( ۱ تا ۵ امتياز )
۱۵- بهبود شرايط محيط كار ( ۱ تا ۵ امتياز )

توضيح : چنانچه پيشنهادها بصورت گروهي مطرح شود با نظر كميته ذيربط از ۲ تا ۴ امتياز به آن تخصيص داده خواهد شد .

۷- نحوه محاسبه و پرداخت پاداش :

پاداش ها بصورت نقدي و غيرنقدي قابل پرداخت مي باشد .

الف – پاداش هاي نقدي :
پيشنهادهاي مصوب بر اساس شاخصهاي مندرج در بند ششم دستورالعمل مورد ارزيابي قرار گرفته و طبق فرمول ذيل ميزان پاداش محاسبه خواهد شد :
« امتياز كسب شده ضربدر عدد مبنا »
هر امتياز براي پيشنهادي ارائه شده از طرف كاركنان ۴۰.۰۰۰ ريال و براي شهروندان ۲۰.۰۰۰ ريال پاداش نقدي منظور مي شود .

ب : پاداش هاي غيرنقدي
به پيشنهادهاي مصوب بر اساس امتياز كسب شده علاوه بر پاداش نقدي تقدير نامه ارائه خواهد شد .امتيازات ۱۰ تا ۱۵ اعطاي تقدير نامه با امضاي روابط عمومي ، امتيازات ۱۶ تا ۲۹ اعطاي تقديرنامه با امضاي معاون شهرداري و امتيازات ۳۰ و بالاتر ، اعطاي تقديرنامه با امضاي شهردار .
توضيح : پيشنهاد دهنده مي تواند امتيازات كسب شده را به منظور بهره مندي از پاداش هاي بالاتر ذخيره نمايد .

۸- هزينه ها و منايع تأمين اعتبار اجراي نظام پيشنهادها :

هزينه هاي اجراي اين نظام عبارتند از :
– پرداخت پاداش به پيشنهادهاي مصوب
– استفاده از مشاورين
– برگزاري همايش
– انتشار پوستر و نشريه
– خريد نرم افزار و ساير ملزومات مورد نياز
– حق كارشناسي ( معادل ۳۰ % حقوق و فوق العاده شغل براي اعضاي كميته عالي و ۲۰ % حقوق و فوق العاده شغل براي اعضاي كميته هاي تخصصي )
بودجه لازم براي اجراي برنامه هاي پيش بيني شده از محل بودجه اختصاص يافته براي اجراي نظام ، اعتبارات جاري ، اعتبارات خارج از شمول ، محل صرفه جوييهاي ناشي از اجراي پيشنهادها و ساير منابع با استفاده از اختيارات دستگاه در چارچوب مقررات تأمين خواهد شد .

[button title=”دانلود فرم” icon=”” icon_position=”” link=”http://alvand.ir/wp-content/uploads/2014/09/form-nezam.jpg” target=”_blank” color=”” font_color=”” large=”0″ class=”” download=””]

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

18 − 16 =