دستورالعمل نظام پیشنهادهای شهرداری الوند

مقدمه :

با پر رنگ تر شدن نقش منابع انسانی در کامیابی سازمانها و لزوم مشارکت گسترده افراد در فرآیند انجام امور ، بحث مدیریت مشارکتی وارد عرصه های کاربردی تری شده است که نمونه های شناخته شده تر آن عبارتند از : مدیریت بر مبنای هدف ، تیم های خودگردان ، مدیریت کیفیت جامع و نظام پیشنهادات .
یکی از مطلوبترین رویکردهای مدیریت مشارکتی ، نظام پیشنهادات می باشد که بدلیل قابلیت کاربردی و پیاده سازی در سازمانهای مختلف تولیدی و خدماتی با استقبال بهتری مواجه شده است . حتی برخی از صاحبنظران بر این باورند که اجرای سایر روشهای مدیریت مشارکتی فوق الذکر ، مستلزم نظام پیشنهادات می باشد .
لزوم بالا بردن سطح مشارکت در نظام اداری ، شورای عالی اداری کشور را بر آن داشت تا اجرای نظام پذیرش و بررسی پیشنهادات را در قالب مصوبه شماره ۸۷۸۴/۱۲/۱ مورخه ۷/۶/۱۳۷۷ تصویب کرده و سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور را موظف نماید تا پایان سال ۱۳۸۲ نسبت به استقرار تدریجی نظام مذکور اقدام کند . لذا نظام پذیرش و بررسی پیشنهادات در شهرداری الوند بر اساس مصوبه فوق به ترتیبی که در ادامه خواهد آمد استقرار می یابد :

۱– ضرورت و اهداف مشارکت :

در خصوص اهمیت فرآیند مشارکت شاید ذکر همین نکته کفایت کند که برخی از صاحبنظران عرصه مدیریت ادعا کرده اند که مشارکت یکی از سه انقلاب در تاریخ مدیریت است و انقلاب اول در ارتباط با سلسله مراتب سازمانی ( ساختار) ، انقلاب دوم در ارتباط با جدا شدن مالکیت از مدیریت ( مدیریت حرفه ای ) و انقلاب سوم نیز مشارکت می باشد .
مشارکت موجب همسویی اهداف فردی با اهداف سازمانی می شود و زمینه لازم را جهت تولید و به کارگیری خلاقیتها و توانمندیهای نهفته کارکنان و ایجاد انگیزه در آنان فراهم می آورد . در سطح فردی ، مشارکت بطور مستقیم منجر به بالا رفتن میزان تعهد افراد به سازمان و همراهی در اجرای برنامه ها و تصمیمات می شود .به لحاظ اقتصادی ، مشارکت تاکنون صرفه جوییهای بسیاری را برای سازمانها به ارمغان آورده است . مشارکت در سطح کلان سازمان ، به لحاظ خاصیت « هم افزایی » ، منجر به افزایش اثربخشی و ارتقای توان سازمان در دستیابی به اهداف خود می گردد.

۲- ارکان نظام پیشنهادات :

۱-۲- کمیته عالی ( شورای ) نظام پیشنهادات :
این کمیته (شورا) با هدف راهبری استقرار نظام پیشنهادات در شهرداری الوند و تصمیم گیری درباره سازوکار اجرایی آن و نیز تدوین آیین نامه نظام پیشنهادها با ترکیب ذیل و با حکم شهردار محترم الوند تشکیل می گردد .
– معاون شهردار الوند ( رییس کمیته )
– مسئول امور مالی
– مسئول روابط عمومی
– مسئول امور اداری
– مسئول حراست
– مسئول یا مشاور حقوقی شهرداری

§ وظایف کمیته (شورا) :
– تدوین دستورالعمل اجرایی نظام پیشنهادات در شهرداری الوند شامل تدوین فرآیند دریافت ، بررسی و اجرای پیشنهادات ، نحوه امتیاز دهی ، ساز و کار تشویق و ارائه پاداش به پیشنهاد دهندگان و ….
– اطلاع رسانی و ترویج نظام مدیریت مشارکتی به منظور بهره مندی از تجارب موفق در زمینه اجرای نظام پیشنهادات و همچنین بهره گیری از دستاوردهای بین المللی .
– تشکیل جلسات ماهانه به منظور بررسی و اعلام نظر در خصوص پیشنهاداتی که توسط کمیته های کارشناسی مورد بررسی کارشناسی قرار گرفته اند .
– گسترش فرهنگ مشارکت در سطح شهرداری و ارائه طریق به منظور استقرار نظام پیشنهادات .
نظارت بر نحوه اجرای پیشنهادهای مصوب و ارزیابی عملکرد دبیرخانه و کمیته های تخصصی و رفع موانع موجود .
پیشنهاد بودجه سالانه اجرای نظام پیشنهادات به کمیته تحول اداری شهرداری.
– اتخاذ تصمیم در خصوص مسائل فنی و اجرای نظام پیشنهادات از جمله برگزاری همایش ، استفاده از نرم افزارهای مربوط ، آموزش به اعضای کمیته ها ، استفاده از خدمات مشاوران برون سازمانی و سایر موارد مشابه .

۲-۲-دبیرخانه نظام پیشنهادها:

دبیرخانه نظام پیشنهادات به منظور دریافت ، ثبت ، بررسی اولیه پیشنهادات و احاله آنها به مبادی ذیربط ( کمیته های کارشناسی ) .
توزیع فرمهای مخصوص ارائه پیشنهاد در سطح دستگاه ، ایجاد بایگانی و بانک اطلاعات پیشنهادات و ایجاد هماهنگیهای لازم به منظورتشکیل جلسات ، در دفتر تشکیلات و بهبود روشها شهرداری استقرار می یابد . دبیر کمیته (شورا ) با حکم رییس کمیته ( شورا ) انتخاب خواهد شد .

۳-۲- کمیته های کارشناسی نظام پیشنهادها :

کمیته های کارشناسی نظام پیشنهادات به منظور تقسیم کار مناسب ، مشارکت کلیه واحدها و بررسی کارشناسی پیشنهادها در قالب دو کمیته تشکیل می گردند . این کمیته ها مرکب از کارکنان مجرب و توانمندی می باشند که جایگاه سازمانی آنها ترجیحاً کارشناس خواهد بود . هر یک از این کمیته ها مرکب از هفت عضو می باشند که شش نفر از اعضای اصلی بر اساس انتخابات عمومی تعیین خواهد شد و یک نفر نیز حسب موضوع پیشنهاد شده از واحد ذیربط با حق رأی در جلسات کمیته شرکت خواهد کرد .

الف – کمیته اول : (عمومی )
این کمیته به بررسی پیشنهادهایی می پردازد که در زمینه مسائل عام شهرداری مطرح شده اند از جمله مسائل رفاهی ، آموزشی ، اداری ، نیروی انسانی ، ساختاری ، انگیزشی و ….. در رأس این کمیته یکی از اعضای کمیته عالی به انتخاب رییس کمیته عالی (شورای ) نظام پیشنهادات قرار می گیرد .

ب – کمیته دوم : (تخصصی )
این کمیته به بررسی پیشنهادهایی می پردازد که در خصوص مأموریت های اصلی شهرداری الوند ارائه می شوند . از جمله مسائل عمرانی ، فنی و شهرسازی ، فضای سبز و … در رأس این کمیته یکی از اعضای کمیته عالی به انتخاب رییس کمیته عالی ( شورای ) نظام پیشنهادات قرار می گیرد .
کمیته های تخصصی حداقل دو بار در ماه تشکیل جلسه داده و به بررسی پیشنهادهای ارجاع شده از سوی دبیرخانه نظام می پردازند . این کمیته ها موظفند نظر یه کارشناسی خود را در مورد کلیه پیشنهادهای ارجاعی بطور مکتوب و مستدل به دبیرخانه ارسال نمایند .

۳- فرآیند اجرایی نظام پیشنهادها :

۱- پیشنهاد دهنده ، پیشنهاد خود را با ذکر نام و تاریخ به دبیرخانه نظام ارائه می دهد .
۲- دبیرخانه پس از ثبت پیشنهاد به بررسی اولیه آن می پردازد و در صورت واجد شرایط بودن ظرف مدت ۴۸ ساعت به کمیته کارشناسی ذیربط ارجاع می نماید .
۳- کمیته مربوطه ظرف ۲ هفته نظریه کارشناسی خود را به همراه برآورد هزینه و چگونگی اجرای پیشنهاد به دبیرخانه ارسال می نماید .
تبصره : در صورت نیاز به توضیحات بیشتر ، از پیشنهاد دهنده در جلسه کمیته دعوت به عمل می آید .
۴- در صورت عدم تأیید پیشنهاد ، پاسخ مکتوب به همراه دلایل عدم پذیرش توسط دبیرخانه به پیشنهاد دهنده ارسال می شود و در صورت تأیید پیشنهاد مربوط به انضمام نظریه کارشناسی توسط دبیرخانه به کمیته عالی ( شورا ) احاله می شود .
۵- کمیته عالی ( شورا ) در جلسه ماهانه خود در مورد پیشنهاد اعلام نظر خواهد کرد . اگر پیشنهاد قابل اجرا باشد به منظور تأیید نهایی به کمیته تحول اداری ارسال می شود و چنانچه پیشنهاد ، پذیرفته شده ولی در حال حاضر امکان اجرای آن وجود نداشته باشد ضمن تشکر از پیشنهاد دهنده بخشی از پاداش به وی پرداخت خواهد شد.
۶- کمیته تحول اداری ، پیشنهاد تأیید شده را تصویب کرده و پیشنهاد پرداخت پاداش پیشنهاد دهنده به کمیته ارائه و همزمان با دستور اجرای پیشنهاد در واحدهای ذیربط به شهردار بجای صدور دستور اقدام پیشنهاد می گردد .
یادآوری : کمیته تحول اداری می تواند کلیه اختیارات خود را در زمینه اجرای نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها به کمیته عالی نظام مزبور تفویض نماید .

۴- زمینه های ارائه پیشنهاد :

کارکنان می توانند پیشنهادهای خود را در چارچوب یکی از محورهای ذیل یا سایر موضوعات مرتبط با اهداف ، وظایف و مأموریت های شهرداری ارائه نمایند :
-بهبود روشهای انجام کار
-ارتقای سطح کارآیی و اثربخشی
-صرفه جویی در مواد ، وقت ، انرژی ، هزینه و سایر منابع
-بهبود شرایط محیطی کار و افزایش ایمنی
-بهبود کار فردی و گروهی
-افزایش رضایت ارباب رجوع از طریق تسریع و بهبود کیفیت خدمات قابل ارائه به ارباب رجوع
-بهبود کیفیت زندگی کاری
-افزایش رضایت شغلی کارکنان
-ارتقای سطح انگیزش کارکنان
-ارتقای شان و جایگاه شهرداری در نزد افکار عمومی
-بهبود ارتباطات با سایر دستگاهها
-استفاده بهینه از منابع موجود
-افزایش سطح مهارت ها و دانش کارکنان
-ارتقای نظم و انضباط کاری
-بهسازی نظام های مدیریتی

۵- شرایط بررسی پیشنهادها :

کلیه پیشنهادهایی که درچارچوب بند چهارم دستورالعمل ارائه شود ، به جزموارد ذیل بررسی خواهند شد :
۱- پیشنهادهای تکراری
۲- پیشنهادهایی که صرفاً طرح مساله بوده و راه حلی ارائه نشده باشد .
۳- پیشنهادهایی که قبلاً در دستور کار کمیته یا یکی از واحدها قرار داشته است .
۴- پیشنهادهایی که صرفاً بیان مشکل شخصی و یا در حد درخواست انجام کار باشد .
۵- مواردیکه موضوع اختلاف یا گله و شکایت از قسمت یا فرد خاصی باشد .
۶- پیشنهادهای مبهم .
تبصره : علاوه بر کارکنان شهرداری سایر شهروندان نیز با رعایت شرایط نظام پیشنهادات می توانند پیشنهادهای خود را به شهرداری اعلام نمایند .

۶- معیارهای ارزیابی پیشنهادات :

به منظور ارزیابی هر یک از پیشنهادات ، عوامل ذیل با ضریب تعیین شده در نظر گرفته می شوند :
۱- انجام مطلوبتر مأموریتهای اصلی شهرداری ( ۵ تا ۱۰ امتیاز )
۲- ارتقای شان و جایگاه شهرداری در نزد افکار عمومی ( ۴ تا ۱۰ امتیاز )
۳- ارتقای سطح انگیزش و رضایت شغلی کارکنان بدون صرف هزینه ( ۳ تا ۱۰ امتیاز )
۴- صرفه جویی یا کاهش هزینه ها ( ۳ تا ۱۰ امتیاز)
۵- بهبود کیفیت خدمات قابل ارائه به ارباب رجوع ( ۳ تا ۱۰ امتیاز )
۶- بهسازی نظام مدیریتی ( ۲ تا ۵ امتیاز )
۷- ارتقای سطح انگیزش و رضایت شغلی کارکنان با صرف هزینه ( ۲ تا ۵ امتیاز )
۸- استفاده بهینه از منابع موجود ( ۲ تا ۱۰ امتیاز )
۹- میزان کار کارشناسی بر روی پیشنهاد ( ۲ تا ۱۰ امتیاز )
۱۰- کاهش زمان انجام امور ( ۲ تا ۱۰ امتیاز )
۱۱- افزایش سطح مهارت و دانش کارکنان ( ۲ تا ۵ امتیاز )
۱۲- ارتقای نظم و انضباط کاری ( ۲ تا ۵ امتیاز )
۱۳- ارائه طرحهای ابتکاری در زمینه انجام امور ( ۲ تا ۱۰ امتیاز )
۱۴- بهبود ارتباطات با سایر دستگاهها ( ۱ تا ۵ امتیاز )
۱۵- بهبود شرایط محیط کار ( ۱ تا ۵ امتیاز )

توضیح : چنانچه پیشنهادها بصورت گروهی مطرح شود با نظر کمیته ذیربط از ۲ تا ۴ امتیاز به آن تخصیص داده خواهد شد .

۷- نحوه محاسبه و پرداخت پاداش :

پاداش ها بصورت نقدی و غیرنقدی قابل پرداخت می باشد .

الف – پاداش های نقدی :
پیشنهادهای مصوب بر اساس شاخصهای مندرج در بند ششم دستورالعمل مورد ارزیابی قرار گرفته و طبق فرمول ذیل میزان پاداش محاسبه خواهد شد :
« امتیاز کسب شده ضربدر عدد مبنا »
هر امتیاز برای پیشنهادی ارائه شده از طرف کارکنان ۴۰.۰۰۰ ریال و برای شهروندان ۲۰.۰۰۰ ریال پاداش نقدی منظور می شود .

ب : پاداش های غیرنقدی
به پیشنهادهای مصوب بر اساس امتیاز کسب شده علاوه بر پاداش نقدی تقدیر نامه ارائه خواهد شد .امتیازات ۱۰ تا ۱۵ اعطای تقدیر نامه با امضای روابط عمومی ، امتیازات ۱۶ تا ۲۹ اعطای تقدیرنامه با امضای معاون شهرداری و امتیازات ۳۰ و بالاتر ، اعطای تقدیرنامه با امضای شهردار .
توضیح : پیشنهاد دهنده می تواند امتیازات کسب شده را به منظور بهره مندی از پاداش های بالاتر ذخیره نماید .

۸- هزینه ها و منایع تأمین اعتبار اجرای نظام پیشنهادها :

هزینه های اجرای این نظام عبارتند از :
– پرداخت پاداش به پیشنهادهای مصوب
– استفاده از مشاورین
– برگزاری همایش
– انتشار پوستر و نشریه
– خرید نرم افزار و سایر ملزومات مورد نیاز
– حق کارشناسی ( معادل ۳۰ % حقوق و فوق العاده شغل برای اعضای کمیته عالی و ۲۰ % حقوق و فوق العاده شغل برای اعضای کمیته های تخصصی )
بودجه لازم برای اجرای برنامه های پیش بینی شده از محل بودجه اختصاص یافته برای اجرای نظام ، اعتبارات جاری ، اعتبارات خارج از شمول ، محل صرفه جوییهای ناشی از اجرای پیشنهادها و سایر منابع با استفاده از اختیارات دستگاه در چارچوب مقررات تأمین خواهد شد .